Notes de restaurant : quelles conséquences avec la facturation électronique ?
La réforme de la facturation électronique soulève de nombreuses questions pratiques, notamment concernant les notes de frais des collaborateurs. Pour aider les entreprises à anticiper ces situations, une fiche pratique consacrée aux frais de restauration vient d’être publiée. L'occasion de rappeler les règles applicables…
Notes de restaurant et facturation électronique : les règles actuelles ne changent pas…
La réforme de la facturation électronique ne modifie pas les conditions de déduction des frais de restauration, ni les règles de récupération de la TVA.
Ainsi, lorsqu'un collaborateur règle un repas, le ticket de caisse demeure admis comme justificatif de note de frais.
S'agissant de la TVA, les règles existantes continuent de s'appliquer : pour les notes de restaurant d'un montant inférieur ou égal à 150 € HT, un ticket comportant les mentions requises reste admis, sous réserve notamment que l'entreprise y fasse figurer son identification. Au-delà de ce seuil, une facture complète est obligatoire.
… mais trois situations sont désormais distinguées
La nouveauté tient à la manière dont ces opérations s'articulent avec la facturation électronique.
Premier cas : le collaborateur ne précise pas qu'il agit pour le compte de son entreprise ; il ne demande pas de facture libellée au nom de l’entreprise. Il est alors traité par le restaurateur comme un particulier.
Le collaborateur paie le repas et le restaurateur lui remet un ticket de caisse que le collaborateur joindra à sa note de frais pour être remboursé par son entreprise. Cette opération, qui ne relève pas de l’obligation de facturation électronique, reste soumise aux obligations de transmission à l’administration des données de transaction et des données de paiement.
Le restaurateur transmet donc uniquement les données de transaction et de paiement à l'administration dans le cadre de l'e-reporting.
Si l'entreprise souhaite ensuite récupérer la TVA, elle pourra demander au restaurateur l'émission d'une facture électronique a posteriori.
Le collaborateur pourra demander le remboursement du repas à l’entreprise en fournissant le justificatif délivré par le restaurant. L’entreprise de son côté pourra déduire ces frais de repas en comptabilité, mais il existe un risque de non-déductibilité et de non-récupération de la TVA correspondante.
En effet, parce que l’émission d’une facture est obligatoire entre 2 professionnels assujettis à la TVA, le ticket de caisse remis au collaborateur est insuffisant pour permettre la déductibilité de la TVA.
Toutefois, en matière de restauration, une tolérance est admise concernant la déductibilité de la TVA pour les notes de faible montant jusqu’à 150 € HT.
Deuxième cas : le collaborateur demande immédiatement une facture au nom de son entreprise.
Il s'agit alors d'une opération entre deux assujettis à la TVA. Le restaurateur doit émettre une facture électronique adressée à l'entreprise via sa plateforme agréée.
Pour cela, le collaborateur renseigne au restaurateur l’adresse de facturation électronique de l’entreprise ou ses numéros SIREN et SIRET, le cas échéant.
Si le collaborateur a avancé les frais, l'entreprise devra simplement veiller à éviter une double comptabilisation de la facture électronique et de la note de frais.
Troisième cas : le collaborateur demande une facture au nom de l'entreprise seulement après avoir réglé son repas et le restaurateur a traité le paiement comme dans le premier cas évoqué ci-dessus.
Le restaurateur pourra établir une facture électronique a posteriori. Celle-ci devra toutefois comporter la mention « TVA déjà collectée », afin d'éviter que la TVA et la base taxable ne soient prises en compte 2 fois par l'administration.
En pratique, il est rappelé qu'avec la facturation électronique, les entreprises auront intérêt à sensibiliser leurs collaborateurs.
Lorsqu'une facture électronique est nécessaire, il sera préférable que celle-ci soit demandée dès le paiement afin d'éviter des régularisations ultérieures et les risques de double traitement comptable.
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